جایگاه فرستنده و گیرنده یا گیرندگان نامه در متن نامه کاملاً مشخص و صحیح درج گردد.

جایگاه مقامات اداری در مکاتبات معمولاً با توجه به سلسله‌مراتب اداری یکی از حالات زیر را دارد:
مقام مافوق و ارشد است.
هم‌ردیف است.
مادون و زیردست فرستنده نامه است.
در هریک از حالات فوق نزاکت و ادب اداری متناسب به مقام گیرنده نامه باید در نظر گرفته شود.

تعدادی از روش نگارش نامه‌ها به گیرندگان مختلف موجود در ۳ دسته بالا در ادامه جهت آشنایی بیشتر شما آورده شده است.

به مقام مافوق :
…”خاطر عالی مستحضر است که…”
“به استحضار می‌رساند…”
“توجه آن مقام را به این موضوع معطوف می‌دارد که…”
به مقام هم‌ردیف :
“به اطلاع می‌رساند…”
“اشعار می‌دارد…”
“به‌طوری‌که اطلاع دارید…”
به مقام مادون و زیردست :
“تذکر می‌دهد…”
“لازم است یادآوری نماید که…”
“محتاج تذکر است که …”